ما هي دراسة الجدوى؟
يتم تطوير دراسة الجدوى خلال المراحل الأولى من المشروع وتحدد سبب وماذا وكيف ومن الضروري أن يقرر الاستمرارية في المشروع. من أول الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها عند بدء مشروع جديد هي فوائد التغيير المقترح في العمل وكيفية إيصال هذه الفوائد إلى الشركة.
بينما يركز مقترح المشروع على سبب رغبتك في مشروع، فإنه سيحتوي فقط على مخطط تفصيلي للمشروع: رؤية العمل، واحتياجات العمل، والفوائد المتوقعة، والملاءمة الاستراتيجية، والمنتجات المنتجة، والتقديرات العامة للوقت والتكلفة، والتأثير على المؤسسة.
في المقابل، فإن دراسة الجدوى، التي تم تطويرها لأول مرة خلال مرحلة بدء المشروع، تحتوي على تفاصيل أكثر بكثير ويجب مراجعتها من قبل مدير المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين قبل قبولها أو رفضها أو إلغاؤها أو تأجيلها أو مراجعتها.
اعتمادًا على حجم التغيير في العمل، قد تحتاج دراسة الجدوى إلى مزيد من التطوير كجزء من تحقيق مفصل. لذلك، يجب تطويره بشكل تدريجي بحيث لا يضيع الوقت والموارد دون داع على غير العملي.
لماذا تحتاج إلى دراسة جدوى
- يتضمن إعداد دراسة الجدوى تقييمًا لما يلي:
- مشكلة أو فرصة
- فوائد
- مخاطرة
- التكاليف بما في ذلك تقييم الاستثمار
- الحلول التقنية
- الجدول الزمني
- التأثير على العمليات
- القدرة التنظيمية على تسليم نتائج المشروع
تعد قضايا المشروع هذه جزءًا مهمًا من دراسة الجدوى. تعبر عن مشاكل الوضع الحالي وتُظهر فوائد رؤية الأعمال الجديدة.
تجمع دراسة الجدوى بين مزايا وعيوب وتكاليف ومخاطر الوضع الحالي والرؤية المستقبلية بحيث يمكن للإدارة التنفيذية أن تقرر ما إذا كان ينبغي المضي قدمًا في المشروع.
تبدأ العديد من المشاريع الحياة كمسيرة في الضباب، وهو أمر جيد في حد ذاته، ولكن لا ترى ضوء النهار أبدًا أو تتعثر بلا هدف لفترة طويلة جدًا لأن وضوح النطاق والوقت والتكلفة والفوائد لم يتم تحديدها بشكل كافٍ أثناء المراحل الأولى من المشروع.
هل المشروع يستحق العمل؟
لماذا تبدأ مشروع؟ من المحتمل أنك تفعل ذلك لأنك بحاجة إلى حل مشكلة. عادةً ما تكون المشكلة شيئًا يعيق تحقيق أهدافك. لذلك يبدو أن المشروع يتعلق بتحقيق الأهداف ولن تتحقق أهدافك ما لم تتعامل مع المشكلة (أو الفرصة أو الظرف).
إذا كان المشروع يستحق التنفيذ، فأنت بحاجة إلى الإجابة عن 4 أسئلة بسيطة:
- تحديد هدفك؟
- ما المانع من الوصول إلى الهدف؟
- مقدار التغيير المطلوب للتغلب على المشكلة؟
- هل أنت متأكد من أن هذا سيحل المشكلة؟
كيف يمكنك الإجابة على هذه الأسئلة بسرعة؟ هل لديك دليل يدعم أو يدحض افتراضاتك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد لا يكون من المفيد بدء مشروع.
كيف تكتب دراسة الجدوى
الغرض من دراسة الجدوى هو التواصل. لذلك، يجب كتابة كل قسم بلغة الجمهور المستهدف. علاوة على ذلك، يجب أن يحتوي فقط على معلومات كافية للمساعدة في اتخاذ القرار. ضع في اعتبارك ما يلي:
- كن موجزًا وأنقل الأساسيات فقط
- اجعلها ممتعة وواضحة وموجزة
- تخلص من التخمين وتقليل المصطلحات
- صف رؤيتك للمستقبل
- إظهار القيمة والفوائد التي يجلبها المشروع للعمل
- ضمان أسلوب متسق وقابلية القراءة
مدير المشروع مسؤول عن إعداد دراسة الجدوى. ومع ذلك، يجب على جميع أعضاء الفريق المناسبين المساهمة في تطويرها. وبالمثل، يمكن للخبراء المتخصصين من وظائف أخرى – المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وتقديم الخدمات وما إلى ذلك – تقديم معلومات متخصصة.
يجب أن يتمتع أولئك الذين يكتبون دراسة الجدوى بفهم شامل لأهداف المشروع وأن يكونوا قادرين على دمج الخطط المتنوعة والمعقدة المحتملة في مستند واحد باستخدام نموذج دراسة الجدوى التالي.
قالب دراسة الجدوى
فيما يلي أربع خطوات لكتابة قالب دراسة الجدوى لمشروعك. وهي تشمل الأقسام الأربعة التالية:
ملخص تنفيذي
اعتمادًا على طول دراسة الجدوى، قد ترغب في تضمين ملخص رفيع المستوى للمشروع. الملخص التنفيذي هو القسم الأول من دراسة الجدوى وآخر قسم مكتوب. إنه ملخص قصير عن دراسة الجدوى بأكملها. ينقل بإيجاز معلومات حيوية حول المشروع وينقل القصة بأكملها للقارئ. الانطباعات الأولى مهمة. احصل على هذا الحق!
تمويل
القسم المالي في دراسة الجدوى الفعالة هو في المقام الأول لأولئك الذين يوافقون على التمويل. ستكون الوظيفة المالية مهتمة بهذا بالإضافة إلى النصف الأول من تعريف المشروع.
تعريف المشروع
هذا هو الجزء الأكبر من دراسة الجدوى وهو مخصص لراعي المشروع وأصحاب المصلحة وفريق المشروع. يجيب على معظم أسئلة لماذا وماذا وكيف حول مشروعك.
هيكلة المشروع
القسم الأخير من نموذج دراسة الجدوى هو القسم الأكثر أهمية لمدير المشروع وفريق المشروع والمديرين المسؤولين عن تسليم العمل إلى المشروع. يصف قسم تنظيم المشروع هذا كيفية إعداد المشروع.
إدارة دراسة الجدوى
توفر دراسة الجدوى المكتملة هيكلًا للمشروع وتنظيم المشروع طوال دورة حياة المشروع. لذلك يجب استخدامه بشكل روتيني للرجوع إليه وليس وضعه على الرف. وفقًا لذلك، يجب على مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع مراجعة وتحديث دراسة الجدوى في المراحل الرئيسية للتحقق من أن المشروع لا يزال قابلاً للتطبيق وأن أسباب تنفيذه لا تزال صالحة.
من الناحية المثالية، يجب أن تتم المراجعة قبل البدء في مرحلة جديدة لتجنب الاستثمار غير الضروري في الوقت والمال.
المصدر: workfront
