الإجراءات المستخدمة في الموارد البشرية

إجراءات التوظيف
من المفترض أن تشتمل هذه الإجراءات على الآتي:

·        تقوم الإدارات المختلفة بتزويد إدارة الموارد البشرية بالوظائف المطلوب اشغالها بناء على خطة الموارد البشرية التي تحدد عدد ونوعية هذه الوظائف والتخصصات، ويتم عادة رفع تقارير كل (شهر، 3 أشهر، 6 أشهر، سنة)، تحدد فيها الإدارات احتياجاتها

·        تقوم إدارة الموارد البشرية بالإعلان عن الوظائف بالطرق التي تراها فعاله ومناسبة تتلقى إدارة الموارد البشرية الطلبات، وتقوم بمطابقتها مع الوصف الوظيفي لاستبعاد الطلبات غير المستوفاة للشروط وغير المطابقة للوصف يتم تشكيل لجنة مقابلات بحيث تضم:

o        ممثل عن الإدارة صاحبة العلاقة

o        ممثل عن إدارة الموارد البشرية

o        ممثل عن الإدارة العليا

·        تجري اللجنة مقابلات التوظيف للمتقدمين (انظر خطوات الاختيار والتوظيف)، وترفع تقريرها إلى المدير العام أو نائبه على شكل قائمة بأسماء الناجحين في المقابلات مرتبه حسب درجات نجاحهم

o       يتخذ المدير العام قراره بالتوظيف

o       تقوم إدارة الموارد البشرية (قسم شؤون الموظفين) باستكمال الإجراءات الإدارية اللازمة

o       يتم التعيين بعقد محدد المدة (فترة التجربة) ولمدة ثلاثة أشهر

·        يخضع الموظف قيد التجربة لدورة تدريبية مكثفة تغطي الحد الأدنى من الاحتياجات الفنية والإدارية والسلوكية

·        تم متابعة أداء والتزام الموظف من قبل رئيسه المباشر، ويرفع تقرير إلى المدير العام قبل أسبوع من نهاية فترة التجربة

·        يتم التثبيت بقرار من المدير العام أو نائبه بعد إعداد القرار في إدارة الموارد البشرية (قسم شؤون الموظفين)

إجراءات الإجازات
يمكن بشكل عام تحديد إجراءات الإجازات عن طريق تقديم طلب على نموذج خاص معتمد في الشركة، يتم عند تقديم الطلب مراعاة الآتي:

o        موافقة المدير المباشر على الإجازة بعد الأخذ بالاعتبار ظروف العمل في الإدارة

o        إرفاق صورة شمسية للمتقدم مع الطلب

o        التأكد من أن صاحب الطلب ليس في ذمته مخالفات مرور أو أنه سددها

·        ترفع الإجازة إلى الإدارة العليا قبل فترة كافية للتمكن بالقيام بكل الإجراءات الملحقة، يقوم المتقدم للإجازة بإنهاء إخلاء الطرف وإرساله إلى قسم شؤون الموظفين للتمكن من حساب مستحقاته وتحويلها إلى الإدارة المالية لصرفه

·        يصدر قرار الإجازة ويتم تبليغ الموظف والمدير المباشر بنسخة منها

·        يقوم القسم بإصدار بطاقة الطائرة وتبليغ الموظف والمدير المباشر بتاريخ الحجز

·        يقوم رئيس القسم بإجراءات التأشيرة ويتم تبليغ المدير المباشر وصاحب العلاقة بموعد السفر بشكله النهائي

·        يتم استلام الإقامة وتسليم الجواز إلى المدير المباشر

·        لا يتم تسليم الجواز إلى صاحب العلاقة إلا مع نهاية الدوام الرسمي من اليوم الأخير قبل السفر

·        مع انتهاء الإجازة يتم إبلاغ القسم بعودة الموظف بكتاب رسمي من المدير المباشر، ويتم أيضاً استلام الجواز وتسليم الإقامة

إجراءات الانقطاع عن العمل

·        إجراءات الانقطاع للأجانب: عند انقطاع الموظف عن العمل لمدة تزيد عن 48 ساعة عمل، يتم التأكد من وجوده أو عدم وجوده في السكن، وإذا تأكد عدم وجوده تبلغ الإدارة العليا بذلك لاتخاذ إجراءات التبليغ وإيقاف الرواتب وغيرها
إذا تجاوزت مدة الغياب عشرة أيام، يتم اتخاذ الإجراءات الإدارية الخاصة بإنهاء خدماته

·        إجراءات الانقطاع للمقيمين: عند انقطاع الموظف عن العمل لمدة تزيد عن 5 أيام، تبلغ الإدارة
العليا بذلك تتم مخاطبة الموظف وإعطائه مهلة 9 أيام للالتحاق بعمله، وفى حال عدم التحاقه بالعمل خلال الفترة المحددة يتم إنهاء خدماته.

إجراءات الغياب عن العمل

·        يتم عادة رفع غيار يوم العمل أولاً بأول من الإدارة المباشرة للموظف إلى مدير الإدارة أو المدير العام

·        يتم تحويل المذكرة إلى إدارة الموارد البشرية لتطبيق اللائحة المعمول بها

·        يتم خصم أجر يوم العمل وتحويل ذلك إلى قسم الرواتب والأجور لتنفيذ ذلك

·        يتم إبلاغ الموظف بالخصم

·        يمكن في حال تكرار الغياب تطبيق اللائحة، كإعداد خطاب تنبيه ثم إنذار

إجراءات طي القيد (الاستقالة (

·        يقوم الموظف بتعبئة النموذج المعمول به قبل فترة كافية

·        يقوم المدير المباشر بإعداد مذكرة لإيضاح الموافقة أو عدم الموافقة وضرورة البديل، وتاريخ الموافقة مع ذكر الأسباب

·        يتم وضع المذكرة إلى قسم شؤون الموظفين

·        يقوم القسم بإجراء تصفية ما لديه من عهد واستحقاقات

·        يستوجب إنهاء إجراءات إخلاء الطرف قبل أسبوع على الأقل ليتم تجهيزه ولا يعتبر إخلاء الطرف كاملاً قبل تسديد كل ما عليه من مخالفات وذمم

·        يتم استصدار قرار بطي القيد أو الاستقالة

·        يتم إرسال الإقامة مع صورة عدد (2) للبدء بإجراءات الخروج النهائي

·        يتم إيقاف الموظف عن العمل في الفترة التي حددت في القرار

·        تتم تصفية مستحقاته

·        تتم إجراءات الحجز والسفر بعد تسليمه للجواز مع نهاية آخر يوم عمل حدد بالقرار

إجراءات تجديد الإقامة

·        تقوم الإدارة صاحبة العلاقة بإرسال الإقامة الأصلية مع عدد (2) صورة لصاحب الإقامة وصورة المرافقين قبل فترة كافية

·        يحتفظ الموظف والإدارة صاحبة العلاقة بصورة عن الإقامة

·        يقوم قسم شئون الموظفين بإجراءات تجديد الإقامة

·        يتم إرسالها إلى الإدارة المختصة وتسليمها لصاحب العلاقة بعد توقيع بالاستلام

إجراءات طلب سلفه

·        يقوم الموظف بإملاء نموذج طلب السلفة مع توضيح أسباب طلب السلفة

·        يتم إرفاق نموذج كفالة موقعه من أثنين من الموظفين

·        تحول بعد توقيع المدير المباشر إلى قسم شؤون الموظفين

·        يحول الطلب إلى المدير العام في حال الحاجة إلى الاستثناء

·        يقوم قسم شؤون الموظفين بتحويل الطلب إلى قسم الرواتب والأجور للتأكد من قدرة الموظف على تسديد السلفة

·        يتم اتخاذ القرار بالموافقة أو التعديل

·        يتم متابعة إجراءات الصرف وبالتنسيق بين قسم الرواتب والأجور والإدارة المالية

إجراءات الترشيح لدورة تدريبية وإجراءات الابتعاث

غالباً ما تعتبر عملية الترشيح لدورة تدريبية مرتبطة برغبة الإدارة أو رغبة الموظف أو بالعروض التي تقدم من جانب شركات ومعاهد التدريب، وهذه الآلية خاطئة وقاصرة، ينبغي أن ينظر إلى التدريب على أنه استثمار وهذا الاستثمار مكلف بالنسبة للشركة والموظف على حد سواء، ولذا يجب أن تعطي العملية التدريبية الأهمية التي تستحقها، تعمل معظم الشركات الكبيرة على استحداث قسم خاص في إدارة الموارد البشرية للتدريب، وتوكل إلى هذا القسم (قسم التدريب) مسؤولية متابعة العملية التدريبية باعتبارها عملية متكاملة، تتمثل إجراءات الترشيح لدورة تدريبية ومتابعة وتقييم الموظف أثناء الدورة بالآتي:

·        تحديد الأسباب والدوافع الرئيسية للترشيح، وهذه الدوافع والأسباب يمكن حصرها بالآتي :

o        رغبة الموظف بتطوير نفسه في مجال معين

o       حاجة الشركة لإكساب الموظف مهارات محددة

o       النتائج التي حصل عليها الموظف في تقييم الأداء، والتي تشير إلى نقاط الضعف التي يعاني منها الموظف أثناء عمله

o       أسباب مرتبطة بتخطيط المستقبل الوظيفي للموظف، حيث أن تحسين الموقع الوظيفي للموظف يستوجب اتباع دورات تدريبية تساعده على شغل وظيفة أعلى

o       أسباب مرتبطة بالترقية، وبشغل الموظف لوظيفة أعلى

o       أسباب مرتبطة بالنتائج التي حققها الموظف في الدورات التدريبية السابقة

·        تتم عملية الترشيح من قبل المدير المباشر وبعد التأكد من استعداد الموظف لهذا الترشيح، لأن الاستعداد يحدد إلى درجة كبيرة نجاحه فيها، بمعنى من الخطأ إكراه موظف على الترشيح لدورة معينة، لأن النتائج التي سيحققها ستكون ضعيفة

·        تقوم إدارة الموارد البشرية (قسم التدريب) بدراسة الطلب ومطابقة ذلك مع ما ورد في البند الأول، وترفع اقتراحاً بالترشيح إلى المدير العام لاستصدار القرار اللازم

·        تقوم إدارة الموارد البشرية (قسم التدريب) بدراسة الطلب ومطابقة ذلك مع ما ورد في البند الأول، وترفع اقتراحاً بالترشيح إلى المدير العام لاستصدار القرار اللازم

·        تتأكد إدارة الموارد البشرية (قسم التدريب) من كل ما يتعلق ببرنامج الدورة، وبالمستوى العام للدورة، وبالمستوى العام للمدربين، وبمستوى المركز التدريبي وغيره

·        تتم مخاطبة المركز التدريبي للتأكيد على ضرورة تزويد الشركة بتقارير دورية عن درجة التزام المتدرب ودرجة التقدم ودرجة التغير في السلوك وغيرها

·        يلتحق المتدرب بالمركز التدريبي، ويبلغ قسم الرواتب والأجور لحساب التعويضات أو التكاليف المترتبة

مع انتهاء الدورة يتم التأكد من الآتي:

o       نجاح المتدرب وتفوقه في الدورة، وحصوله على الشهادة

o       إعداد المتدرب لتقرير مفصل عن الدورة وعن النتائج التي تحققت

o       التحاق المتدرب في الفترة المحددة ومباشرته للعمل

o       رفع المدير المباشر تقريراً مفصلاً لإدارة الموارد البشرية (قسم التدريب) متضمناً التغيرات التي طرأت على الموظف بعد الدورة التدريبية سواء بالإيجاب أو بالسلب

ويعتبر هذا التقرير مهماً للترشيحات المقبلة، لأنه يعكس النتائج الفعلية التي حققها الموظف بعد اتباع الدورة التدريبية، لأن هذه النتائج الفعلية تعتبر بمثابة مخرجات للدورة التدريبية

إجراءات الترقيـــة

تعتبر إجراءات الترقية بمثابة ترجمة لاستراتيجية تخطيط المستقبل الوظيفي في الشركة، حيث أن هذه الاستراتيجية تشمل تطور المسارات الوظيفية في الشرط ومتطلبات الانتقال من وظيفة أدنى إلى وظيفة أعلى.

ترتبط إجراءات الترقية إذاً بخطة المسارات الوظيفية وبخطة الترقية المعتمدة في الشركة، إن من أهم إجراءات الترقية:

·        تتأكد إدارة الموارد البشرية من ربط كل إجراءات الترقية التي سوف تتخذ بخطة المستقبل الوظيفي للوظائف وبتطور المسارات الوظيفية المعتمدة

·        يتم الإبلاغ عن أي شاغر في وظيفة قبل فترة كافية لا تقل عن ستة أشهر إلى الإدارة العليا

·        تحدد إدارة الموارد البشرية مسبقاً شروط ومتطلبات شغل هذه الوظيفة من حيث:

o       المؤهل العلمي

o       الدورات التدريبية

o       الصفات والخصائص الشخصية

o       يتم الإعلان عن هذه الوظيفة أعلاناً داخلياً (على مستوى الشركة)

·        تجمع الترشيحات ويتم المفاضلة بينها وفقاً للاعتبارات الواردة في البنود السابقة، مع إضافة معايير واعتبارات أخرى إذا رأت الإدارة إضافتها، كأن تحدد الترشيح لهذه الوظيفة لمن هم في سن معين أو ألا يكون تقييم أداءهم يقل عن جيد جداً (مثلاً)

·        يصدر القرار الخاص بالترقية، وغالباً ما يرافقه قرار آخر للترقية إلى الوظيفة التي تركها شاغرة

·        لابد من اتباع دورة تدريبية مكثفة وخاصة في الجوانب السلوكية والقيادية

·        يرافق قرار التعيين عادة راتباً جديداً وتعويضات جديدة

من المفضل القيام بحفل صغير تكريماً للموظف الذي تمت ترقيته

إجراءات التحقيق في المخالفات

·        يم الإبلاغ خطياً عن المخالفة فور وقوعها

·        يصدر المدير العام أو من ينوب عنه قراراً بتشكيل لجنة تحقيق مع الموظف الذي ارتكب المخالفة محتوية على ممثل عن إدارة الموارد البشرية

·        تتم عملية التحقيق مع المخالف، ويتم إعداد تقرير بذلك

·        تقترح إدارة الموارد البشرية نتيجة التحقيق عقوبة بحق الموظف إلى المدير العام

·        للمدير العام وحده الحق باعتماد العقوبة أو رفضها أو تعديلها

·        يبلغ الموظف بمضمون العقوبة ولـه الحق في الاعتراض عليها خلال فترة ثلاثة أسابيع

·        من واجب الإدارة الإجابة على هذا الاعتراض خلال فترة 15 يوم من تاريخ استلام الاعتراض

·        يتم تسجيل العقوبة في ذاتية الموظف وتنفيذها وخاصة إذا كان لقرار العقوبة تبعات مالية

·        تتدرج العقوبات عادة حسب شدتها وأهميتها، مثل: التنبيه، الإنذار، التسريح.

الإجراءات الخاصة بالتأمينات الاجتماعية

·        يتم تسجيل الموظف في التأمينات الاجتماعية فور توقيع العقد

·        يتم إمساك سجلات خاصة بالتأمينات الاجتماعية لكل العاملين

·        يتم احتساب قيمة اشتراك التأمينات الاجتماعية عن كل موظف وحسمها من راتبه

·        يتم احتساب قيمة اشتراك الشركة في التأمينات الاجتماعية وترسل إلى الإدارة المالية لتسديدها

·        يتم إدخال أية تغييرات في بيانات الموظف وإبلاغ التأمينات الاجتماعية بذلك

·        يتم إبلاغ التأمينات الاجتماعية بأية معلومات تخص الموظف (تركه الشركة، توقفه عن العمل، تعديل في وضعه الوظيفي)

الإجراءات الخاصة بقياس الأداء

·        تحتفظ إدارة الموارد البشرية بنماذج تقييم الأداء المعتمدة في الشركة

·        تحدد الإدارة دورية قياس الأداء بالاتفاق مع الإدارة العامة والإدارات الأخرى

·        ترسل النماذج إلى الإدارات المختلفة قبل فترة كافية

·        تشرف إدارة الموارد البشرية على عملية التقييم وتتأكد من سلامة الإجراءات المتبعة

·        تقوم الإدارة بتحليل نتائجها وإبلاغ كل إدارة بنتائج التقييم

·        تضع الإدارة مقترحات محددة تخص كل موظف سواء فيما يتعلق بالتدريب أو الترقية أو العلاوات أو غيرها

·        تتابع الإدارة نتائج هذه المقترحات أولاً بأول

·        تفتح الإدارة سجلاً للأداء خاص بكل موظف، بهدف مراقبة تطور أدائه خلال فترة وجوده في الشركة

إجراءات تصفية الاستحقاقات عند انتهاء العقد

·        تقوم الإدارة بحصر العمال الذين ستنتهي عقودهم قبل فترة كافية

·        تتابع الادارة استصدار قرارات انتهاء العقد مع مختلف الجهات

·        تبلغ الإدارة العمال المعنيين بانتهاء عقودهم للقيام بإجراءات إخلاء الطرف

·        يتم حساب استحقاقات العامل مع الأخذ بالاعتبار الخصومات والسلف

·        يتم إبلاغ الإدارة المالية باستحقاقات العامل للقيام بإجراءات الصرف

·        يتم القيام بإجراءات السفر من تذاكر وحجوزات وغيرها

·        يتم القيام بإجراءات الحصول على تأشيرة الخروج النهائي

·        يتم القيام بإجراءات الاستلام والتسليم المتعلقة بالجواز والإقامة وغيرها

·        تثبت كل البيانات المتعلقة بانتهاء العقد في سجلاتها الخاصة

·        يتم إبلاغ الجهات الخارجية ذات العلاقة بانتهاء العقد (التأمينات الاجتماعية، المستوصفات)

إجراءات إعداد مسير الرواتب والأجور

·        يقوم قسم الرواتب والأجور بالانتهاء من إعداد المسير قبل أسبوع على الأقل من نهاية الشهر

·        يتم إعداد المسير من واقع قوائم العاملين وأرقامهم الوظيفية

·        يتم إدخال العمليات التي تمت في هذا الشهر والتي لـها أثر مالي، وأيضاً إدخال العمليات التي لم تسجل تدخل في مسيرات سابقة، وأهم هذه العمليات:

o       الحسومات المتعلقة بالسلف

o       الحسومات المتعلقة بالغياب والتأخير

o       الحسومات المتعلقة بالعقوبات

o       العلاوات والمكافآت

o       تعويضات العمل الإضافي

·        يتم إرسال المسير إلى الإدارة المالية بشكله النهائي بعد توقيعه أصولاً

·        تقوم الإدارة المالية بتحويل أو صرف المستحقات قبل نهاية الشهر حتماً

·        تهتم إدارة الرواتب والأجور بالإجابة عن أية استفسارات من جانب العاملين وترسل لهم صورة عن تفصيلات الراتب والإضافات والحسومات إذا رغب أحدهم بذلك