تحول الأزمة إلى فرصة باستخدام خطة إدارة الكوارث الشاملة

عندما تضرب الأزمة، يجب أن تكون بوصلتك موجهة نحو "الناس أولاً".

• ضَع الموظفين والعملاء في المركز: يجب أن تكون كل قراراتك الأولية موجهة نحو التخفيف من قلق موظفيك وعملائك. التواصل ثنائي الاتجاه، وفي الوقت المناسب، يزرع الثقة.

• هوية علامتك التجارية: تُعد طريقة إدارة الأشخاص خلال الأزمة اختبارًا حقيقيًا لقيم علامتك التجارية. إظهار التعاطف والحس السليم يحافظ على سمعتك ويزيد من ولاء العملاء.

• تحديد الوظائف الأساسية: افترض أن عملك سينجو. حدد الأنشطة والعملاء والموردين والموظفين الأساسيين لضمان استمرار العمليات الجوهرية.

• اتخاذ القرارات بعقلانية: الأزمات تُدخل العقل في وضع "القتال أو الهروب"، مما يعيق التفكير المنطقي. استخدم أدوات القرار العقلاني لطرح أسئلة هادئة ومنطقية والخروج بحلول إبداعية.

تستهدف خطة العمل حماية التدفق النقدي والموظفين واستكشاف فرص الابتكار التي تولدها فترة الاضطراب:

1. بروتوكول التفعيل: وضع تعليمات واضحة وموجزة للموظفين حول من يفعل ماذا ومتى، وتشكيل فريق مركزي لإدارة الأزمات.

2. تقييم التهديدات: حدد أولاً التهديدات العامة في مجال عملك، ثم المخاطر الخاصة بشركتك ومنتجاتها (مثل: كيف ستؤثر الأزمة على منشأة الإنتاج؟).

3. التخفيف المسبق للمخاطر: ابحث عن موردين بديلين، وقم بتدريب الموظفين على مهام متعددة (Cross-training)، وجهز خططًا للطوارئ للمعدات والتقنيات الحيوية.

4. إدارة المنتجات والموظفين: حدد المنتجات والخدمات التي يمكن الاستمرار في تقديمها مع تحديد تلك التي تساهم في تحقيق هامش ربح إيجابي. واعرف الموظفين الحاسمين والمرتبطين بالوظائف ذات الأهمية القصوى.

5. التخطيط والتنفيذ: ضع أولوياتك بوضوح (مثل التوظيف، طلب المواد، جداول العمل المرنة)، ثم ابدأ التنفيذ مع مراقبة الأداء للتأكد من أنك تسير على الطريق الصحيح.

6. التكرار والتحسين: خطة إدارة الأزمات ليست وثيقة ثابتة؛ قم بمراجعتها وتكييفها بانتمرار للاستجابة للمخاطر أو الفرص الجديدة.

إن التدفق النقدي (Cash Flow) هو أهم عامل للبقاء. يجب عليك إجراء تقييمات للتدفق النقدي لتوقع المشكلات مبكرًا وتحديد الحاجة إلى التمويل الطارئ.

تحسين التدفق النقدي في الأزمة:

• خفض النفقات غير الضرورية: أوقف الإنفاق الاختياري وقم ببيع الأصول غير الأساسية.

• تسريع الفواتير والتحصيل: أرسل الفواتير بسرعة وبشكل متكرر.

• تقديم خصومات للدفع الفوري: قد يشجع حافز بسيط (مثل خصم 2%) العملاء على الدفع مقدمًا.

• طلب دفعة مقدمة (وديعة): إذا كانت علاقتك قوية بالعميل، اطلب إعادة التفاوض على شروط الدفع للحصول على دفعة مقدمة.

• تفعيل الدفع الإلكتروني: تأكد من أن العملاء يمكنهم الدفع فورًا عبر بطاقات الائتمان أو التحويلات الإلكترونية.

أدوات التنبؤ: استخدم أدوات التنبؤ بالتدفق النقدي لمدة 13 أسبوعًا للتخطيط قصير الأمد، وأدوات التنبؤ الشهرية للحصول على صورة أوسع للأداء المالي.

التواصل مع الموظفين والعملاء وتكييف استراتيجيات المبيعات والتسويق أمر بالغ الأهمية:

التواصل مع الموظفين:

• ثلاثة أولويات للقيادة: الطمأنة (هم بحاجة لمعرفة أنهم يسيرون في الاتجاه الصحيح)، والإعلام (توضيح الأهداف والتغيرات اليومية)، والتعبئة (توفير رؤية واضحة وخطوات عمل).

• تعزيز الصحة النفسية: شجع الموظفين على أخذ فترات راحة من الأخبار السلبية وركز على دعم الصحة والعافية.

التكيف مع المبيعات والتسويق:

• تبني التجارة الإلكترونية: تُعد الأزمة محفزًا ممتازًا للتحول الرقمي. ابدأ ببيع المنتجات الأكثر مبيعًا عبر الإنترنت، واستعن بخبراء لتطوير منصة بسيطة يمكن توسيعها لاحقًا.

• إبقاء العملاء منخرطين: توقع تغير سلوك العملاء. غيّر مؤقتًا طرق التوزيع والتسليم وحافظ على التواصل عبر المحتوى الرقمي والمنصات الجديدة.

إن التخطيط للأزمة ليس مجرد دفاع؛ بل هو فرصة للابتكار. قد تكتشف طرقًا جديدة للعمل، وتُنشئ مصادر دخل إضافية، وتُعزز مرونة عملك بشكل لم يكن ممكنًا في الأوقات العادية. استخدم هذه الأدوات والنصائح لتحديد أولوياتك، وتخفيف المخاطر، والخروج من الأزمة وأنت أكثر قوة وتنافسية.