لماذا التواصل الفعال هو "غراء" القيادة والإنتاجية؟

إن التواصل الجيد ليس مجرد مهارة ناعمة، بل هو العمود الفقري للأعمال الناجحة؛ فهو يبني علاقات قوية ويزود الموظفين بالمعلومات الواضحة التي يحتاجونها للمساهمة في نجاح الشركة.

يقول جيفي شيما، كبير مستشاري الأعمال في BDC: "الشركات الأفضل إدارة هي دائمًا تلك التي تتمتع بأفضل تدفق للتواصل". ويؤكد أن هذه العملية تبدأ من القمة، حيث يقع على عاتق القائد مسؤولية التأكد من أن الجميع – من الإدارة العليا إلى الموظف المسؤول عن النظافة – يفهمون رؤية الشركة وكيف يساهم عملهم تحديدًا في تحقيقها.

5 مهارات تحدد نغمة التواصل الناجح

بصفتك القائد، أنت من يحدد نغمة التواصل داخل الشركة. إليك خمس مهارات يجب أن تمارسها لتعزيز التواصل البنّاء:

1. استمع، بدلاً من صياغة ردك: عندما تركز على ما ستقوله تالياً بدلاً من الانتباه الكامل لما يقوله الطرف الآخر، فأنت لا تستمع حقًا. قد يؤدي هذا إلى سوء فهم أو تفويت عناصر مهمة، مما يؤدي إلى قرارات سيئة. ركّز انتباهك كاملاً.

2. اطرح الأسئلة: إذا لم تكن متأكدًا مما يحاول شخص ما إخبارك به، اطلب مزيدًا من التفاصيل. استخدم عبارات مثل: "هل يمكنك أن تشرح لي ما قصدته بذلك؟" أو "هل يمكن أن تخبرني المزيد عن هذا الأمر؟".

3. كرر ما سمعته أو أعد صياغته: تساعد إعادة صياغة رسالة الطرف الآخر في تأكيد أنك فهمتها بشكل صحيح. إذا لم تكن متأكدًا، استمر في طرح الأسئلة حتى تتأكد من الوصول إلى الفهم المشترك.

4. اتفق على الخطوات التالية: اختتم أي محادثة باتفاق واضح بين جميع الأطراف حول ما يجب أن يحدث بعد ذلك. يجب أن يغادر الجميع بنفس الفهم للموقف وبتوجيه واضح لما يجب عليهم فعله.

5. أدر عواطفك: قد تكون لديك مشاعر قوية تجاه موضوعات معينة، وقد تكون غريزتك هي الرد بعاطفية. تذكر أن الانفعالات تؤدي دائمًا إلى انهيار التواصل. اعرف محفزاتك وتعلَّم كيف تستجيب بهدوء.

الغراء المناسب لكل موقف: متى تتجنب الرسائل الرقمية؟

يشير جيفي شيما إلى أن "التواصل هو الغراء الذي يربطنا جميعًا، ولكن عليك استخدام النوع الصحيح من الغراء لكل موقف وإلا فلن يلتصق".

على الرغم من سهولة إرسال رسالة فورية أو بريد إلكتروني، إلا أن بعض المحادثات يجب أن تتم دائمًا وجهًا لوجه أو عبر الهاتف لضمان الفعالية وتجنب سوء الفهم:

وضع قواعد الإتيكيت الرقمي:

لتجنب الفوضى الرقمية، ينصح شيما بإنشاء قواعد سلوك واضحة للبريد الإلكتروني والمكالمات الجماعية:

• للبريد الإلكتروني: تحديد كلمات مفتاحية في سطر الموضوع، وضع إرشادات واضحة حول من يجب أن يتلقى الرسالة ومن يتم وضعه في خانة "cc".

• للمكالمات الجماعية (Video Conferencing): مطالبة المشاركين بكتم الصوت عند حديث شخص آخر، استخدام وظيفة الدردشة لطرح الأسئلة، أو استخدام إشارة محددة (مثل رفع اليد الافتراضي) للإشارة إلى الرغبة في التحدث.

في النهاية، يبدأ نجاح الشركة من مدى جودة تواصل قائدها. عندما تتقن هذه المهارات، فإنك لا تضمن فقط نقل المعلومات، بل تبني ثقافة قوية من الثقة والإنتاجية التي تدفع بالعمل إلى الأمام