من سمات الاجتماعات الفاشلة

الاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة

ما قبل الاجتماع

أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. وقد يزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارات المطلوب اتخاذها

ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المناوشات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع

ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة

بداية الاجتماع

أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة

ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق

ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم اهتمامهم بالحضور أو نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع

ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم

وسط الاجتماع

أولاً: الحوار واتخاذ القرار

ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها

ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع

ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله

ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة

ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة

ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على أسلوبه عرض الموضوع مما يربكه ويجعله غير قادر على استكمال الشرح

خ- المناقشات غير المبنية على حقائق، وإنما مجرد استنتاجات ممن لم يعاين الحدث أو يقف على حقائقه

د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه

ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم

ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء

ز- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع

س- الكذب والنفاق

ثانيا: أمور تنظيمية

أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين

ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات

ت- السماح بهبوط لغة الحوار

ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع

ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة

نهاية الاجتماع

أ- طول زمن الاجتماع لساعات وساعات لأسباب غير منطقية

ب- عدم الانتهاء بقرارات واضحة. تجد الاجتماع ينتهي وكلٌ يمضي إلى حالِ سبيلِه ولا أحد يدري هل تم اتخاذ قرار أم لا