الاختيار والتعيين

المقدمة
تُعد عملية التوظيف Staffing  إحدى أهم الوظائف التي يجب أن تنجزها إدارة الموارد البشرية في المنظمة بكفاءة و فاعلية عالية، فعلى أساس النجاح في انجازها يتحدد مسار النشاطات الوظيفية في المنظمة سواء النشاطات التسويقية و الإنتاجية و المالية و البحثية أو / و التطويرية و خاصة في المنظمة التي تحتل إدارة الموارد البشرية موقعاً واضحاً في هياكلها التنظيمية و تسند إليها مهمة تزويد المنظمة بأهم و أحرج الموارد فيها إلا و هو المورد البشري فعملية التوظيف تتكامل بإنجاز مجموعة من الأنشطة تتمثل بالاستقطاب Recruitment  و الاختيار  Selection  و التعيين Placement  و ينسحب الخطأ في أنشطة التوظيف علي باقي وظائف إدارة الموارد البشرية كالتدريب و التطوير و تقويم الأداء و المتابعة و الصيانة البشرية .
لذا يعدها كُتّاب إدارة الموارد البشرية مفتاح نجاح منظمة الأعمال و الوسيلة التي تمكن المنظمة من اكتساب قيمتها التنافسية المتمثلة بنوعية مواردها البشرية، تلك الميزة التي يصعب تقليدها من قبل المنافسين الآخرين، كما يعدها المسئولين عن إدارة كبريات المنظمات الصناعية الأساس في تكوين و تنمية الموارد البشرية و الميزة المكلفة التي يفترض أن تمتلك إدارة المنظمة كامل السيطرة عليها، إذ أن المنظمة تتحكم بمدخلاتها و عملياتها و مخرجاتها، فبعد تحديد خطة الموارد البشرية التي تمثلها تخطيط الموارد البشرية تتضح الشواغر الوظيفية بكافة مستوياتها مما يتطلب الأمر استقطاب أفراد من داخل المنظمة أو خارجها و إتباع إجراءات محددة و موضوعية في اختيارهم و من ثم وضعهم في المكان المناسب، لذا فمن السهل القول بان ناتج عملية التوظيف يجب أن يكون تطبيق مبدأ وضع الشخص المناسب في المكان المناسب و الوقت المناسب .

الاختيار

تهدف الإدارة إلي تحقيق معدلات متزايدة من الكفاءة الإنتاجية، و تمثل وظيفة الاختيار عنصراً مهماً في خطة تنمية الموارد البشرية، إذ تحدد الخطة أنواع و أعداد الموارد البشرية اللازمة لتحقيق هدف الكفاءة الإنتاجية، و تعمل وظيفة الاختيار علي وضع تلك الخطة موضع التنفيذ .وظيفة الاختيار هي العملية التي بمقتضاها تستطيع الإدارة أن تفرق بين الأفراد المتقدمين لشغل عمل معين من حيث درجة صلاحيتهم لأداء ذلك العمل، بمعنى أخر تهدف عملية الاختيار إلي تحقيق التوافق بين متطلبات و واجبات الوظيفة و بين مؤهلات و خصائص الفرد المتقدم للعمل .ولا تهدف عملية الاختيار إلى الحصول علي الشخص الذي يتفق مؤهله مع متطلبات الوظيفة فقط، و لكنها تهدف إلي تحقيق اكبر قدر من التوافق بين مواصفات الشخص و متطلبات الوظيفة
مصادر اختيار القوى العاملة: توقف نجاح وظيفة الاختيار - كوظيفة من وظائف إدارة الأفراد - علي تحديد مصادر الاختيار للحصول علي الأفراد الذين تتوفر فيهم المؤهلات و القدرات المطلوبة لشغل الوظائف الشاغرة.
و قبل الشروع في تحديد مصادر الاختيار ينبغي علي الإدارة أن تأخذ بالحسبان الاعتبارات التاليــة:

• مستوى المهارات والخبرات اللازمة: لا يكفي أن تحدد الإدارة الاختصاصات اللازمة لها في هيكل العمالة فحسب، وإنما يجب أن تحدد فئات الخبرات الضرورية لها في نطاق التخصص الواحد.
• سياسات الإدارة ونظرتها إزاء هيكل العمالة من حيث تفضيلها في العمل لفئات عمرية معينة أو من حيث مستوى المؤهلات التعليمية أو من حيث الجنس.
• الإلمام التام بسياسة الدولة إزاء العمالة وتشريعات العمل والقواعد النقابية من حيث مدة العمل ودقته، والإجازات، والأجور، والعمل الإضافي، والحد الأدنى لسن التشغيل وظروف العمل ....... الخ.
  وبصفة عامة يمكن تقسيم مصادر اختيار الأفراد إلى مصادر داخلية وأخرى خارجية.

1.       المصادر الداخلية وتنقسم إلى مصدرين:

• • • الترقية: ويقصد بها شغل أعلى من مصادر تلبية احتياجات المنظمة من العمالة فضلاً عن كونها إحدى الوسائل الفعّالة في تحفيز العاملين على بذل جهود أكبر وأفضل في الأداء، ويرافق الترقية عادة زيادة قي عائدات الفرد وبالتالي زيادة في درجة إشباع حاجاته.
    • النقل: النقل هو عملية تحويل الفرد من وظيفة إلى أخرى، وذلك من خلال إعادة توزيع القوى العاملة في المنظمة.

 مزايا المصادر الداخلية للاختيار والتعيين:

• • • توفير عنصر الاستقرار في العمل وذلك نتيجة لشعور الأفراد بأنهم موضع اهتمام الإدارة، مما يساعد على رفع درجة الروح المعنوية لديهم.
    • زيادة القدرة على الأداء نتيجة معرفة الأفراد الذين يعملون في المنظمة ظروف العمل وإمكانية وأهداف وسياسات المنظمة.
    • تساعد المصادر الداخلية على تحديد أكثر دقة لاحتياجات التدريب اللازمة لكل فرد من أفراد القوى العاملة.
    • يعتبر الاختيار من المصادر الداخلية الأقل تكلفة وجهداً من المصادر الخارجية لأنه يكون أكثر سهولة على الإدارة من معرفة مدى ملائمة الفرد للوظيفة المقترح نقله أو ترقيته إليها.

مساوئ المصادر الداخلية: إن هناك العديد من الانتقادات الموجهة لشغل الوظائف عن طريق المصادر الداخلية، وتدور هذه الانتقادات حول نقطتين أساسيتين:

• • • حرمان المنظمة من تطعيمها بأفراد جدد يحملون أفكار وأساليب عمل جديدة.
    • الخوف من اعتقاد بعض الأفراد أن الإدارة تتبع سياسات متحيزة في الترقية والنقل، وخاصة في حال عدم توفر أسس ومعايير موضوعية أو عدم وضوح هذه الأسس والمعايير للأفراد، مما قد يخلق شعوراً بالامتعاض وعدم الرضا.

2.       المصادر الخارجية: قد لا تستطيع منظمات الأعمال الاعتماد كلياً على ملء الشواغر لديها من المصادر الداخلية، إذ لابد من أن تلجأ للحصول على احتياجاتها البشرية إلى المصادر الخارجية المتمثلة في البيئة المحلية أو البيئة الأجنبية. وأهم المصادر الخارجية للاختيار هي:

• • • مكاتب العمل: تتواجد مكاتب العمل عادة في المدن الكبيرة، حيث يكون بعضها حكومياً (مديريات العمل والشؤون الاجتماعية في الأقطار العربية مصلاً) وبعضها الأخر خاصاً.
    • الإعلان عن الوظائف: يعتبر الإعلان في وسائل الأعلام المختلفة أكثر الأساليب شيوعاً في الحصول على الاحتياجات من الأفراد ذوي الكفاءات المطلوبة للوظائف الشاغرة.
    • المؤسسات التعليمية ومراكز التدريب: تعتبر المؤسسات التعليمية ومراكز التدريب المهني مصدراً هاماً في اختيار وتعيين الأفراد المناسبين.
    • الطلبات الشخصية: قد يعمد في بعض الأحيان العديد من الأفراد إلى تقديم طلبات التوظيف للعمل في المنشآت والمؤسسات دون أن تعلن هذه عن وجود شواغر لديها.
    • مصادر أخرى: بالإضافة إلى المصادر الخارجية السابقة هناك مصادر أخرى يمكن اللجوء إليها للحصول على الاحتياجات من القوى العاملة.

أهم خطوات عملية الاختيار
حتى يتم المناسب للأفراد المتقدمين للوظيفة، هناك مجموعة من الخطوات الضرورية اللازمة لذلك، وإن كانت هناك بعض العوامل التي تؤثر في طبيعة الاختيار، والتي يمكن حصر أهمها في التالي: حجم المؤسسة، نوعية الوظائف المطلوب شغلها، عدد الأفراد الذين سيتم تعيينهم، الضغوط الخارجية خاصة من النقابات

إجراءات الاختيار والتعيين
وفيما يتعلق بعملية الاختيار، يوجد العديد من الأساليب المختلفة للحصول على المعلومات المتعلقة بالمتقدم للوظيفة، حيث تقارن هذه المعلومات بالمعيار الخاص بالوظيفة، ورغم عدم وجود إجراء موحد مستخدم في الشركات في مجال عملية الاختيار، إلا أننا نعطي بياناً بالخطوات الشائعة الاستخدام في مجال الاختيار:

• مقابلة مبدئية مع المتقدمين.
• ملأ طلب الاستخدام.
• التحري عن طال الوظيفة.
• الاختبارات السيكولوجية.
• المقابلات.
• موافقة المشرف أو الرئيس المباشر.
• الفحوص الطبية.
• استلام العمل.

أنواع الاختبارات
نظراً لأهمية الاختبارات كوسيلة حيوية في تحديد صلاحية المرشحين إلى الوظائف المختلفة، فهناك أنواع عديدة من هذه الاختبارات يمكن للمنظمة استخدام بعض أو كل منها حسب عوامل متعددة منها:

• نوع وطبيعة الوظائف.
• نوع وطبيعة التكنولوجيا المستخدمة في المنظمة.
• الإستراتيجية التنظيمية.

وسيتم توضيح هذه الجوانب عند تناول أنواع الاختيارات التي يمكن تقسيمها إلى الاختبارات التحريرية والاختبارات العملية.

الاختبارات التحريرية Written Tests: تعد الاختبارات التحريرية من المداخل المهمة في قرارات التعيين وتتنوع هذه الاختبارات وفقاً للفائدة المتوفرة والمحددة لكل منها، فلكل اختبار غرض معين، ومن أهم أنواع الاختبارات التحريرية الاتي:

•  الاختبارات النفسية Psychological Tests: تقيس هذه الاختبارات السمات الشخصية للأفراد كالاستقرار النفسي والعاطفي، ودرجة الذكاء والاستعداد لتحمل المسئولية.
• اختبارات الاستعداد Aptitude Tests: يقيس هذا النوع من الاختبارات قابلية الفرد العامة على التعلم.
•  اختبارات الميولInterest Tests: تكشف هذه الاختبارات عن ميول ورغبات الأفراد تجاه الأعمال ومن أهم هذه الاختبارات: اختبار الميول المهنية الخاص بجامعة مينيسوتا الأمريكية Minnesota Vocational Interest Inventory.
•  اختبارات الشخصية Personality Tests: تقيس هذه الاختبارات بعض جوانب شخصية الفرد أو مزاجه (Temperament) وهي قريبة الشبه من اختبارات الميول من حيث أن كليهما لا يعطي الإجابة الصحيحة أو الخاطئة بدرجة واضحة، حيث أن الاختبارات الشخصية هي للتنبؤ فيما إذا كان الفرد يمتلك القدرة على تقبل المواقف المعقدة ومدى تكيفه واندماجه مع الآخرين وقدرته على التفاعل والاتصال وإقامة العلاقات الإنسانية.
•  اختبارات المعرفة Knowledge Tests: تقيس هذه الاختبارات المعرفة والمعلومات التي يمتلكها الأفراد كاختبارات الرياضيات للمحاسبين واختبارات الأنواء الجوية لكابتن الطائرة.
• اختبارات المماثلة في الأداء Performance Simulation Tests: تقيس هذه الاختبارات قابلية المتقدم للوظيفة لعمل بعض مهام الوظيفة أو كلها، واختبار الطباعة يعد مثلاً واضحاً لهذا النوع من الاختبارات وكذلك اختبارات العمل على الآلة الحاسبة وهذه الاختبارات تتطلب من المتقدم لشغل الوظيفة ممارسة العمل فعلياً وتتم مقارنة مهارته وقابليته أثناء الأداء مع معايير الأداء المحددة وفق عملية تحليل الوظيفة. من أهم أنواع اختبارات المماثلة في الأداء ما يلي:
  • اختبار عينة العمل Work Sampling: إذ بموجب هذا الاختبار تتم إناطة مهام معينة للفرد المتقدم للوظيفة ويطلب منه تنفيذها وتمم مقارنة أسلوب ونتائج التنفيذ مع المعايير المحددة موضوعياً لكيفية ونتائج الأداء في تلك الوظيفة.
  • مراكز التقييم Assessment Centres: يتبع الأفراد إجراءات محددة في هذه المراكز تحدد قابليتهم وقدراتهم في أداء الوظائف التي سيرشحون إليها.

أن أسلوب مراكز التقييم من الأساليب الحديثة في اختيار المديرين للمواقع الإدارية المختلفة وفق ما يمتلكونه من قابليات وقدرة يتم تحديدها وفق الإجراءات التالية:

• يتم ضم المتقدمين للوظائف الإدارية إلى الورشة الخاصة بالعمل الإداري ومراكز التقييم.
• يتم ترشيح بعض الاستشاريين من الاختصاصيين والمديرين المتمرسين لمتابعة أداء المرشحين من المديرين، وغالباً ما يكون عدد هؤلاء الاستشاريين من (6 - 8) استشاري.
• إعداد أسئلة للمتقدمين ووضعهم في مواقف للكشف عن إمكانيتهم في حل المشكلات اليومية والمفاجئة وكيفية اتخاذ القرارات بصددها وكذلك مناقشة الأدوار الإدارية المختلفة معهم.
• تسجيل النتائج والملاحظات حول سلوكيات المرشحين بشكل تحريري أو من خلال أجهزة العرض والتصوير ومن ثم تلخيص كافة النتائج.
• ترتيب المرشحين حسب النتائج بهدف اختيار المديرين الذين تكون درجاتهم اعلي من غيرهم.

التعيين (لتوظيف)

في ضوء المعلومات التي تم الحصول عليها نتيجة إجراءات الاختيار التي تم بحثها في نموذج طلب التوظف و المقابلات و الاختبارات، تقوم إدارة شؤون الأفراد بترشيح الأشخاص الذين تم اختيارهم لشغل الوظائف و الأعمال الشاغرة .
و لقد قام بعض الباحثين الإداريين بتصميم نماذج محددة لعملية الاختيار و التعيين بكافة الإجراءات السابقة أو البعض منها و ذلك للتأكد من إتمام جميع المراحل و الخطوات المطلوبة، فعلى سبيل المثال قام الباحث ( ابربروك ) بتصميم نموذج لإتباع برنامج مقنن لعملية الاختيار و التوظيف، و يقوم نموذج ابربروك علي أساس خطوات متتالية، فبعد معرفة نتيجة الخطوة الأولى أو الإجراء الأول أما أن يتم ترشيح المتقدم للعمل للخطوة اللاحقة أو يتم استبعاده من متابعة الإجراءات أو الخطوات الأخرى، و يبدأ هذا النموذج بمقابلة أولية تتيح في ضوئها للمرشح إما بالتقدم للخطوة الثانية أو استبعاده نتيجة عدم توافر بعض الصفات المرغوبة لديه، أو وجود بعض الصفات الغير مرغوب فيها للأداء، أما الخطوة الثانية فتتمثل بقيام المرشح بملء استمارة خاصة معدة مسبقاً من قبل إدارة المنظمة و التي تسمح بموجب المعلومات الواردة فيها مرور المرشح إلي الإجراء الثالث أو استبعاده، و هكذا حتى نهاية خطوات و إجراءات النموذج و هو التعيين النهائي.