خمس نصائح لتعزيز امتثال كشوف المرتبات للتشريعات والقوانين

قد يتسبب عدم الامتثال للتشريعات ولوائح العمل والضرائب (مثل دفع أجور الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد بعد حساب المساهمات أو الخصومات القانونية) بتأثير مالي مثل دفع الغرامات. ويمكن أن يؤثر هذا سلباً على معنويات الموظفين وعلى إنتاجية مؤسستك.

إليك خمس نصائح تمكّنك من تحقيق الامتثال في كشوف المرتبات:

1. تحديث معلومات الموظفين

تعتمد كشوف المرتبات الدقيقة على سجلات موظفين خالية من الأخطاء. لذا، احرص على تحديث التفاصيل بانتظام، مثل معلومات الاتصال والعناوين، والمزايا الجديدة التي يحصل عليها الموظف، وزيادات الرواتب، والترفيعات الوظيفية.

بإمكانك أيضاً استخدام الأدوات ذاتية الخدمة لكي يقوم الموظفون بتحديث معلوماتهم الشخصية، والتقدم إلى الإجازات، وتقديم طلبات استرجاع النفقات، وغيرها. وهذا الأمر يساعد فريق الموارد البشرية والمسؤولين عن كشوف المرتبات على التخلص من المهام الإدارية الروتينية.

1. الاهتمام بالمزايا والمساهمات الإلزامية للموظفين

تقدم الشركات مجموعة من المزايا للموظفين تشمل الإجازات المدفوعة، والمساهمة في صناديق التقاعد، والمساعدة الطبية، وتسديد دفعات قانونية معينة. لكن يجب على الشركات بمختلف أحجامها أن تفهم المتطلبات التشريعية والمزايات الإضافية غير الإلزامية التي تقدمها للموظفين.

1. الاستفادة من التقارير

يجب أن تحتوي برمجيات كشوف المرتبات على سجل التدقيق الذي يمكنه أن يتحقق من أي دفعات غير اعتيادية وأن يراقب التغيرات في كشوف الرواتب. وتعد سجلات التدقيق مفيدة أيضاً للكشف عن أي أنشطة احتيالية.

قد يهمك: كيف تصبح صاحب مشروع صغير في خطوات

وعلاوة على سجل التدقيق، تسلط التقارير التي تشير إلى اختلافات عن الفترات السابقة، الضوء على أي تغييرات غير اعتيادية تم إجراؤها. ويمكن التفتيش في هذا الأمر بشكل أكبر وخاصة عندما تكون التغييرات غير متوقعة.

1. مواكبة المستجدات الخاصة بتشريعات كشوف المرتبات

تعد تشريعات كشوف المرتبات معقدة ومتغيرة باستمرار. يمكنك مواكبة هذه التغيرات عبر مشاهدة الندوات الإلكترونية أو حضور المؤتمرات والندوات المتخصصة. لكن كن حذراً عند الانضمام إلى مجموعات شبكات التواصل الاجتماعي للحصول على نصائح الامتثال، واحرص على الانتفاع من خبراء القطاع والتعرف على التغيرات الإجرائية التي قد تؤثر على أعمالك.

قد يهمك: خطة عمل استراتيجية ناجحة

ولتبسيط الأمور، بادر إلى التعامل مع مزود لبرمجيات كشوف المرتبات والجأ إلى النصائح المعتمدة حول التغيرات في التشريعات، كما يمكنك الاسترشاد بخبرة محاسبك لكي تكون متأكداً بشكل كامل، فالمحاسب أو الخبير لديه فهم شامل بامتثال كشوف المرتبات ويمكنه المساعدة في حال حدوث أي تغييرات أو مستجدات.

قد يصبح امتثال كشوف المرتبات أكثر تعقيداً إذا كانت شركتك دولية متعددة الجنسيات، خاصة وأن كل دولة لديها قوانينها وتشريعاتها الخاصة في ما يتعلق بالرواتب والخصومات والدفعات والتقارير. لذا احرص على فهم التشريعات الدولية لكي تكون محيطاً بكل الأمور.

1. التزم بالمواعيد النهائية

تذكر دائماً المواعيد الهامة لكي يتوفر لديك وقت كافٍ للإيفاء بها. قم بإنشاء رزنامة لمساعدتك على تذكر المواعيد النهائية ومتى يحل موعد تسديد الدفعات. وهكذا ستضمن لنفسك ألا تفوّت أي شيء، كما سيعلم الموظفون تماماً متى سيحصلون على رواتبهم، وسيتمكن فريقك من إنجاز مهامهم الخاصة بالكشوف بكل كفاءة.

لا عذر لعدم الامتثال

إن أصحاب الأعمال مسؤولون عن ضمان الامتثال للقوانين واللوائح والتشريعات. لذا اطلب المساعدة عند الحاجة، واحرص على مواكبة جميع التغيرات التشريعية، ولا تتردد في طرح الأسئلة، واحضر جلسات التدريب والندوات المفيدة لكي تكون مواكباً لكل ما يستجد.